House of Entertainment zoekt organisatorische versterking voor de dagelijkse voorbereiding en opvolging van onze eigen evenementen.
House of Entertainment is een veelzijdig entertainmentbedrijf waar events, artiesten, bookings, marketing, content, techniek, comedy, theater, muziek en publishing samenkomen.
Binnen onze afdeling Inhouse Events ontwikkelen en organiseren we eigen publieksevenementen en producties. Van het eerste idee en de voorbereiding tot opbouw, show en afbraak: we proberen zoveel mogelijk kennis en expertise onder één dak samen te brengen.
De projecten en evenementen worden aangestuurd door ons eigen team. Om hen daarbij te ondersteunen zoeken we iemand die mee zorgt dat alles administratief, organisatorisch en praktisch goed voorbereid en opgevolgd wordt.
Iemand die structuur brengt, zaken uitzoekt, afspraken opvolgt en ervoor zorgt dat de vele kleine puzzelstukken van een evenement op hun plaats vallen.
Wat ga je doen?
Je ondersteunt de verantwoordelijke van onze Inhouse Events bij de dagelijkse voorbereiding en opvolging van projecten.
Je taken zijn onder andere:
- projectadministratie bijhouden en structureren;
- offertes aanvragen, verzamelen en vergelijken;
- bestellingen en bevestigingen opvolgen;
- contact onderhouden met leveranciers, locaties en partners;
- afspraken, deadlines en openstaande acties bewaken;
- informatie verzamelen en verwerken in projectfiches, planningen en draaiboeken;
- praktische afspraken rond artiesten, crew en leveranciers voorbereiden;
- hotels, transport, catering, parking en andere logistieke zaken regelen;
- documenten en informatie voor vergunningen en veiligheidsdossiers verzamelen;
- budgetten, offertes, bestelbonnen en facturen administratief mee opvolgen;
- ticketing- en bezoekersinformatie mee verwerken en opvolgen;
- interne meetings voorbereiden en gemaakte afspraken verder opvolgen;
- projectmappen en documentatie overzichtelijk en up-to-date houden;
- na afloop zorgen dat dossiers administratief correct worden afgesloten.
Je bent met andere woorden vaak degene die ervoor zorgt dat een beslissing die tijdens een overleg genomen wordt, daarna ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd en opgevolgd.
Wie zoeken we?
We zoeken vooral iemand die graag orde brengt in veel verschillende informatie en taken.
Iemand die voldoening haalt uit een goed bijgehouden planning, een afgewerkt dossier en een takenlijst waarop effectief dingen verdwijnen. Je bent:
- administratief en organisatorisch sterk;
- nauwkeurig en gestructureerd;
- goed in plannen en opvolgen;
- digitaal vlot en niet bang van spreadsheets, planningstools en gedeelde documenten;
- communicatief sterk, zowel telefonisch als via mail;
- iemand die zelfstandig informatie opzoekt en zaken uitklaart;
- iemand die deadlines bewaakt en collega's daar ook vriendelijk aan durft herinneren;
- praktisch ingesteld en oplossingsgericht;
- vlot in het Nederlands en voldoende comfortabel in Frans en Engels.
Ervaring in de eventsector is mooi meegenomen, maar geen absolute vereiste.
We vinden het belangrijker dat je snel mee bent, georganiseerd werkt en verantwoordelijkheid neemt over de zaken die aan jou worden toevertrouwd.
Je belangrijkste werk gebeurt vooraf: op kantoor zorg je mee voor de voorbereiding, administratie en opvolging waardoor onze collega's het evenement zelf goed kunnen uitvoeren.
Wat mag je van ons verwachten?
Je komt terecht in een veelzijdige entertainmentomgeving en werkt mee aan heel verschillende projecten en evenementen.
Je krijgt veel inzicht in hoe evenementen achter de schermen worden georganiseerd en krijgt ruimte om gaandeweg meerverantwoordelijkheid op te nemen.
Marktconform verloningspakket in functie van ervaring en profiel.
Interesse?
Stuur ons je cv en een korte motivatie.
Vertel ons vooral waarom jij iemand bent die graag organiseert, opvolgt en ervoor zorgt dat niets tussen de mazen van het net glipt.